Supporto per l’Agile Transition di una società leader nel settore delle Multiutility

Competenza:

  • Business Agility
  • Organizational Behaviour
  • Change Management

Categoria: Multiutility

Il contesto

L’azienda cliente aveva esigenza di essere guidata nel processo di Agile Transition attraverso l’acquisizione ed implementazione della metodologia Agile Scrum, intervenendo sulla propria organizzazione ed andando a modificare la stessa cultura aziendale.

Nello specifico è stato richiesto di formare ed affiancare le risorse coinvolte, affinché potessero a loro volta affiancare risorse di team futuri, offrire supporto operativo nello svolgimento delle attività quotidiane legate all’implementazione della metodologia, definire una good practice nell’adozione di Scrum e diffondere la cultura Agile all’interno del Management.

L’approccio

Il team ELIS ha supportato questo processo di transizione prevedendo un intervento su più fronti:

  • Creazione del knowledge: sono state previste attività di training in aula, che hanno visto la partecipazione di risorse provenienti dalle diverse funzioni aziendali, con lo scopo di trasferire know how in merito all’Agile Project Management, con focus sulla metodologia Agile Scrum
  • Sviluppo delle competenze: attraverso un’attività di coaching operativo su un progetto pilota abbiamo offerto un supporto metodologico e funzionale nelle attività di implementazione delle metodologie Agile affinché le persone riuscissero a mettere in pratica delle modalità di lavoro che sembrano semplici e di buon senso ma che, nella realtà, richiedono un approccio e comportamenti spesso diametralmente opporti a quelli precedentemente agiti
  • Potenziamento della relazione organizzativa dello Scrum Team e rafforzamento delle soft skill utili a consolidare l’applicazione della metodologia Agile all’ambito di progetto e rendere efficace l’interazione fra il team ed il resto dell’organizzazione, che deve quindi comprendere e fare parte di questo progetto di evoluzione comune
  • Formazione di figure interne capaci di indirizzare e stabilizzare contesti Agile come garanzia di perpetuazione dell’approccio acquisito

I risultati

  • Perseguimento di un approccio value driven delivery (vs plan driven delivery), con conseguente maggiore soddisfazione degli utenti finali
  • Aumento dell’efficienza operativa
  • Riduzione del time to market
  • Aumento del controllo
  • Miglioramento del rapporto tra Direzione IT e Line of Business
  • Maggiore flessibilità in risposta alle richieste dinamiche del business
  • Creazione di partnership con i fornitori, le uniche che permettano di investire congiuntamente per sviluppare nuove modalità di lavoro e di uscire da un approccio negoziale che porta le due parti, inevitabilmente, a tirare in direzioni opposte


Digital customer experience improvement

Competenza:

  • Process optimization
  • ProcessPerformance measurement(KPI, Framework)
  • Roboticprocess automation
  • Process Design & Transformation, Change Management

Categoria: Multiutility

Il contesto

Il progetto nasceva dall’esigenza di migliorare la customer experience nei punti di contatto con la società di distribuzione tramite la revisione dei principali processi commerciali ed applicazione di RPA:

  • Gestione dei preventivi
  • Gestione dei reclami e delle richieste di informazioni
  • Gestione delle letture

Il principale obiettivo era il disegno di un nuovo modello di gestione improntato sul Digital e sull’ottimizzazione delle attività operative dei reparti.

L’approccio

Dopo la condivisione con il cliente dei goal di business, è stata avviata una fase di mappatura dei processi dove sono state esaminate le esigenze di tutte le funzioni coinvolte ed evidenziati i pain points.

Successivamente è stato progettato il nuovo modello di gestione ed avviati dei cantieri di lavoro specifici per ogni area di miglioramento.

I risultati

Rispetto ai vari filoni, i principali risultati hanno riguardato:

  • Gestione dei preventivi: digitalizzazione dei canali di richiesta e di pagamento, ottimizzazione delle attività del personale in logica Lean e miglioramento della customer journey tramite nuovo modello di comunicazione proattivo verso il cliente
  • Gestione dei reclami: eliminazione degli attuali canali a disposizione del cliente per le richieste di informazioni alla società di distribuzione ed introduzione di un webform online, implementazione di RPA su attività operative a poco valore aggiunto, definizione di un nuovo modello di servizio per il Contact Center in ottica “One contact resolution”
  • Gestione delle letture: introduzione di RPA per l’attività di validazione delle letture rilevate in campo e revisione dell’attuale reportistica


Definizione di un modello di IT Governance per una GDO

Competenza:

  • Process Design & Analysis
  • Process Innovation and Transformation
  • Process Performance measurement (KPI, Framework);
  • Change Management.
  • IT Governance

Categoria: GDO

Il contesto

Il cliente aveva necessità di rivedere il proprio sistema di IT Governance, affinché fosse in linea con il Framework ITIL e con i processi della casa madre, per garantire maggior allineamento strategico fra IT ed esigenze di business, una efficace ed efficiente gestione delle risorse, un attento presidio del rischio ed una più precisa misurazione delle performance

L’approccio

Il team di progetto è partito analizzando i processi esistenti, tramite interviste puntuali agli Area Manager ed agli specialisti operativi.  In questo modo è stato possibile individuare quali fossero i processi critici, conoscere i tool e le metodologie utilizzate. Per l’implementazione dei processi, oltre al framework ITIL, si è tenuto conto della struttura organizzativa presente, semplificando la comprensione dei processi tramite l’utilizzo dell’adeguata documentazione (documenti di processo, diagrammi di flusso, manuali, training sullo strumento da usare) e adattandoli quanto più possibile alle practice in vigore.

I risultati

Tale metodologia e l’utilizzo corretto dei processi implementati hanno permesso di ottenere i seguenti risultati:

  • Maggior allineamento fra esigenze di business e servizi IT
  • Tracciabilità delle attività del gruppo IT dell’azienda
  • Ottimizzazione delle attività lavorative nell’utilizzo di competenze ed esperienze
  • Maggior controllo in caso di eventuali change o incident
  • Accessibilità alle informazioni critiche semplificata, con conseguente riduzione dei rischi


Data driven company: Dashboard Direzionale al servizio di AD e C’ level

Competenza:

  • Process Performance measurement (KPI, Report)
  • Dashboard Design and Data Visualization
  • Agile Project Management

Categoria: Multiutility

Il contesto

Il cliente aveva la necessità di monitorare le performance aziendali attraverso l’identificazione di KPI atti alla misurazione della qualità dei processi in ambito Asset, Customer & People, necessari per il conseguimento dei risultati di business.

Inoltre, aveva l’esigenza di realizzare un modello di Data Driven Decision che permettesse a tutte le Direzioni, Funzioni e Società del Gruppo di poter eseguire attività di analisi dei dati e indirizzare le attività per il continuous improvement.

L’approccio

Il progetto è stato gestito in modalità Scrum Agile, con continua alimentazione e gestione di strumenti Agile quali: Product Backlog, Scrum Board, Vision Board. Di seguito sono riportate le principali fasi del progetto:

  • Identificazione delle aree di investigazione di maggior interesse
  • Definizione, per ogni area, delle viste da monitorare
  • Creazione di un catalogo di KPI specifico per ogni vista
  • Creazione dei mockup delle viste individuate e validazione iterativa da parte del Management

I risultati

Tale approccio ha consentito lo sviluppo di uno strumento di Business Intelligence e la realizzazione di un modello di Data Driven Decision, grazie all’applicazione di tecnologie e metodi legati a Big Data, Analytics e Intelligenza Artificiale. Tale soluzione ha, quindi, garantito al Top Management:

  • Attività di coordinamento e di indirizzo strategico
  • Consultazione real time/near real time delle performance aziendali
  • La possibilità di inviare segnalazioni mirate in concomitanza con la rilevazione di fenomeni di particolare interesse
  • Un’ampia condivisione dei risultati evidenziati nella dashboard tra le diverse funzioni aziendali
  • Un’analisi predittiva con la possibilità di implementare modelli di correlazione tra variabili rilevanti di processi oggetto di monitoraggio


Save the oceans

Competenza:

  • Process Optimization
  • Business process innovation
  • Process Performance measurement(KPI, Framework)

Categoria: Television platform

Il contesto

Il cliente, impegnato in una campagna di sensibilizzazione alla sostenibilità ambientale, aveva la necessità di trasformare e ottimizzare la gestione della propria catena di distribuzione con l’obiettivo di ottenere una riduzione, dapprima progressiva e successivamente totale, dell’utilizzo di SUP (single use plastic) all’interno dei package distribuiti ai propri clienti, nonché delle attività logistiche propedeutiche alla loro distribuzione. L’attività di eliminazione della SUP, oltre che essere interna, doveva coinvolgere tutta la filiera di produzione dei propri prodotti, coinvolgendo perciò le differenti country internazionali dell’azienda e differenti partner e clienti coinvolti nella catena di distribuzione.

L’approccio

L’attività, svolta sotto il coordinamento di un team di lavoro internazionale formato dalle differenti country dell’azienda, ha richiesto dapprima un’analisi dei requisiti e delle specifiche degli obiettivi di sostenibilità richiesti, valutandone fattibilità ed impatto sui processi e sul business aziendale. È stato perciò realizzato un assessment di tutti i prodotti e processi coinvolti, individuando tipologie e volumi di SUP coinvolti e proponendo soluzioni per la loro eliminazione attraverso uno scouting di materiali alternativi.
Il cliente è stato infine guidato e supportato nella trasformazione dei singoli prodotti e processi, attraverso il coordinamento delle attività e la realizzazione di report e strumenti per monitorare le attività e valutare nel tempo gli impatti economici ed ambientali.

I risultati

La modalità di lavoro, che ha portato a differenziare le varie tipologie di plastica a seconda del materiale e della complessità di sostituzione, ha portato ad una graduale eliminazione di tutta la SUP, a partire dai “quick win” (eliminazione che non richiedeva sostituzione della plastica con altri materiali) già implementati nei primi mesi, fino alla rimodulazione dei processi più complessi dove non esisteva un sostituto efficace alla plastica che rispettasse i requisiti richiesti.

Il monitoraggio mensile ha permesso di tenere traccia dei KPI di progetto, riducendo al contempo l’impatto economico e semplificando la gestione.

Il coinvolgimento di partner e di fornitori ha infine permesso di estendere la campagna di sensibilizzazione supportata dal cliente, aumentandone l’efficacia in termini di immagine e brand aziendale.


Strategie di Innovazione per il Core Business di un Logistic Service Provider

Competenza:

  • Project Management
  • Process Design
  • Process Innovation and Transformation
  • Change mgmt

Categoria: Logistics

Il contesto

Il progetto è nato dall’esigenza di promuovere all’interno dell’azienda progetti di innovazione ed esplorazione sviluppati da team inter-funzionali e basati su una cultura e un metodo condiviso, su tematiche definite dal Board, in ottica di evoluzione futura dell’azienda.

L’obiettivo era quello di sviluppare proposte risolutive e concrete rispetto alle challenge proposte, rendere i dipendenti attori del cambiamento e far fare loro esperienza diretta di metodologie che possano aiutarli nella guida del percorso di cambiamento.

L’approccio

L’approccio adottato per tenere le fila dei progetti ha previsto la creazione di un team a diretto riporto dell’AD e dei singoli coordinator di progetto al fine di dare supporto, fare reporting & monitoring delle attività.

Lo sviluppo dei progetti è stato impostato secondo una logica “sprint” ed ha previsto momenti di condivisione (Experience & Knowledge Sharing).

I singoli progetti riportavano direttamente al Board: ciò è stato determinante per garantire un efficace coinvolgimento dei partecipanti sui progetti, la ricerca di risultati concreti e di valore.

I risultati

L’approccio adottato ha permesso di coinvolgere direttamente i dipendenti nel processo di evoluzione e trasformazione della propria società: sono state definite proposte concrete validate dal Board, rispondenti alle esigenze di business, che sono state sviluppate in uno slot di 12 settimane perseguendo la logica del Minimum Valuable Product.

La presenza di un team di coordinamento ha favorito il funzionamento e l’allineamento dei gruppi di lavoro, e fornito un’informativa omogenea al Board.

L’iniziativa ha permesso di agire sul network aziendale, con impatti secondari positivi sull’empowerment delle persone, sulla loro capacità di negoziazione e gestione del conflitto. Questo vuole essere un pilota per altri progetti su cui coinvolgere l’intera popolazione aziendale.


Eccellenza operativa in una multiutility

Competenza: Process Optimization (BPR)

Categoria: Multiutility

Il contesto

Il cliente aveva la necessità rivedere il processo di dimensionamento delle proprie risorse sui processi interni, ottimizzare la qualità dei servi erogati ai propri clienti interni/esterni e favorire l’adozione di sistemi informativi all’avanguardia su processi verticali e trasversali.

L’approccio

L’attività ha richiesto dapprima un assessment sui processi interni, sulla struttura organizzativa in essere e sulle soluzioni tecnologiche adottate. È stata definito, quindi, uno scenario dei benifici a tendere e condivisa una roadmap implementativa che ha previsto l’introduzione di nuovi sistemi e tecnologie IT, la creazione di una nuova struttura organizzativa e l’aggiornamento degli indicatori e dei contratti di servizio​. Il cliente è stato infine guidato e supportato nella trasformazione dei singoli processi, attraverso il coordinamento delle attività e la realizzazione di report e strumenti per monitorare le attività e valutare nel tempo gli impatti economici e di perseguimento degli obiettivi strategici.

I risultati

I benefici immediatamente riscontrati si sono concretizzati nell’eliminazione delle inefficienze, nell’omogeneizzazione dei processi fra tutte le società del Gruppo, in un  incremento della qualità dei servizi, in una importante riduzione dei costi, in un nuovo sistema di monitoraggio e reportistica ed in nuovi contratti di servizio.